这家成长300%的公司用这2个方法找出拖垮团队的「死蛇」!

美国DNAnexus是一间新创公司,专门提供DNA资料管理及分析,两年期间营利成长高达300%。执行长Richard Daly提出让公司团队成功的方法之一,就是抓出「死蛇(Dead Snake)」,意思是「找出浪费时间的专案」。「死蛇」不仅会浪费团队精力,分散资源,甚至会拖垮整间公司。

本文3大重点:
1. 数字是抓出「死蛇」的关键。
2.培养团队成为「死蛇猎人」的两个方法。
3. 预防胜于治疗,避免「死蛇」才是上策。

1. 数字是抓出「死蛇」的关键

在生活中,很常遇到自吹自擂的人,我们可以说他的胡扯指数(BS meter)非常高。这种人很常发生在专案负责人身上,甚至是公司高层,他们往往会对那些看起来获利数字很高的专案著迷,就算评估之后发现公司的资源或时间上无法配合,他们也会想尽办法抓住案子不放。

不然就是某些专案的前期表现非常亮眼,但后继无力,即便明显拖垮营运,负责人依旧不愿意放手。他们甚至会在团队中开始自圆其说,提出自认为合理的理由,而这就是专案成为「死蛇」的预兆。

像是2014年,Google投入大量金钱与时间在「模组手机」Ara计画上。「模组手机」是指用户可以像乐高积木般自己动手组装智慧手机,所以用户可以因应不同用途,自己挑选适合的配件进行组装,例如拍摄专用的镜头模组、延长续航力的大电池等。虽然「模组手机」本身是一个很好的概念,不仅能延长手机的使用寿命,厂商也能藉此推出新的配件持续获利。但在去年Google宣布停止这个耗时三年的Ara专案,原因主要有两个,第一、厂商无法预测市场所需配件,获利能力无法有确切量化的数字。第二、若是特别为每个不同功能设计配件,生产线的成本又过高。

当这项专案或产品,无法讲出确切的获利数字、需要执行的天数、花费金额等具体数据,甚至已经出现耗费核心资源,分散人力时,负责人或团队就该马上脱手,避免拖垮组织的运作。

 

2. 培养团队成为「死蛇猎人」的两个方法

DNAnexus的成功,主要是靠公司内团队的高执行效率,而DNAnexus是用这两种方法培养出可以分辨「死蛇」的人才:一种是每週一封信,另一种是全体员工会议。

关于每週一封信,DNAnexus会要求各专案每週都要有团队会议,而专案负责人一定要在会议结束后写一封信件给执行长与董事会,内容必须简洁,列点重要的事项。这封信的撰写时间不会超过20分钟,而且没有固定的格式与内容。每个负责人可以任意写下他们觉得重要的事情,例如业务部的销售业绩表现、电脑工程部的专案进度与目前遇到的困难点。执行长Richard Daly阅读完信件后,会将每封信件内容整理成大钢,然后写上意见,最后再寄到全部员工的信箱。

如此一来,公司内各个团队都可以知道彼此的进度,这种将会议内容透明化的做法,让不同领域的人,能用不一样的角度互相监督,例如负责数据分析的专员,可以即时看到前端业务销售的所有成本与收入。

关于全体员工会议,DNAnexus每年也会举办一次全体员工会议,这个会议不是各团队报告各自的进度,而是让每个专案负责人提出如何达到目标的会议,以及每位员工发表各自对公司或专案的想法。其实,这个会议最重要的目的是,集合每个团队的人,然后并鼓励大家发表想法,一起找出可能会浪费公司资源的专案。

要让大家反驳负责人或执行长的想法很困难,因此为了鼓励大家多发言,DNAnexus的做法是,每次只要有人成功停止某项「死蛇」,帮公司止血、减少损失时,执行长会在会议上大力夸奖,让他的贡献被全公司的人看见。这样的做法不止可以鼓励大家踊跃发言,还能凝聚公司内团队的向心力,让所有人一起参与终止「死蛇」的活动。

 

3. 预防胜于治疗,避免「死蛇」才是上策

过去许多专案开发都是使用瀑布式管理法(Waterfall management),这种管理法是以规则为主,人为辅,所以只要规则定下去,照著做就好。但其实很多专案需要客户的参与确认才能更有效执行,否则当团队很认真的依据规则默默把产品完成后拿给客户才发现不符合要求而被退回,这样无疑是浪费团队的精力和公司的资源。

为了避免像这样无疾而终,专案团队可採用快速获得顾客回馈的做法,像是学习Google创投(Google Ventures) 常用的「SPRINT衝刺计画」。这是一个帮新创公司设计为期五天的专案计画。衝刺计画让新创公司只要透过五天便能了解产品成功的可能性高不高,再依此拟定公司决策。

衝刺计画的第一天是让团队瞭解问题找到目标、第二天是发想可以解决问题的点子、第三天是整理可用性高的点子、第四天做出一个测试版、第五天将测试版给顾客使用的到回馈。

知名的新创公司Dropbox当初也是採用类似衝刺计画这种快速获得市场回馈的方式来推出自家产品。一开始Dropbox团队想要解决跨平台传送档案不便的问题,他们快速整理出好点子并做了一支影片放到YouTube上,这支影片主要是示范如何在不同平台上用Dropbox快速分享和储存档案。

结果影片一推出就得到市场热烈反应,这也才让Dropbox后来成功推出市场。

透过这种快速获得市场回馈的方式,团队就能在短时间内即时发现问题,不会等到整个开发完成后,才发现全部都是徒劳无功,最后变成「死蛇」。

 

「死蛇理论(Dead Snack)」不仅适用于公司团队,在日常也有很大的功用,例如设立目标时,是否能够数字化成本与结果,才不会白忙一场,或是当实力跟不上野心,一时被伟大的愿景迷惑住时,旁边是否有朋友能够适时提点。

 

资料来源/今周刊

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