明明被打枪,22岁小秘书却开心以为「主管超肯定我的」!3招让年轻人听懂主管的「言外之意」

很多初入职场的新鲜人都会有这种问题,常常解读错误主管的回应,这种事情累积久了,其实对个人及企业是不利的,今天我来举一个客户公司发生的例子,让各位了解一下这箇中有什么差异!

案件内容:

小佳是一位新鲜人,由于她的工作是主管助理,所以跟人接触是免不了的差事,最近她的工作出了些状况,总经理得知后,又不好直接涉入个案,于是请我跟部门主管与小佳个别面谈,想找出问题在什么地方。

我的习惯一开始都会先找当事人问问,也以免主管对她会有不好的印象,重点是当我问她第一个问题时,我就知道大事不妙了,我永远记得那个问题:「小佳,在公司还习惯吗?工作状况如何?」她的回答是:「我非常喜欢这份工作,主管也很肯定我,我很开心.....」。

带著一颗充满疑问的心,我转而去找主管,结果主管的回覆果然不出我的预料,那就是小佳永远都活在自己的世界中,她自己会以一个乐观的角度来解读主管的回应,她连「打枪」或「回馈」都分不太清楚,于是我便找小佳,展开谈话,也就是今天文章的主题。

一、 永远要学会「轻话重听」与「重话轻听」的差别:

我之前曾写过类似的主题,或在讲座中也提及,其实被骂没有什么关系,至少你的主管是个直性子,至少他肯冒「得罪你」的风险,直言不讳的说出你该改进的点,但最可怕的另一种,那就是他认为你「应该要懂」或「有慧根」,凡事都用点的。

如果他是有心要培养你,那还好,但如果他只是希望你自己可以触类旁通的话,那基本上你就会陷入黑洞之中,很快你就会发现,工作环境充满不确定、充满不正确.....等複杂因素,到最后,通常都是自己辞职不干。

这种事我以前也发生过,那是一个很可怕的经历,因此我建议小佳,要留心与主管的互动,并且勤做笔记,果不其然,小佳的反应就是主管都是「轻轻带过」,她还以为自己的工作表现很好......所以各位,这是一个基本功,千万不要忘掉,否则掉入黑洞的就会是你!

二、新产品上市之前,永远都会有一关叫「验证」:

为什么要用这个来做例子,因为主管口中说出来的话,你是选择照单全收还是确定内容?这一点也是一个新鲜人最常犯的错误,记得我之前说过的「老板可以接收你差,但不能接受你装」的规则吗?

所以将主管的话记下来之后,如果有疑问,请当场要发问确认,我不是要各位去质疑主管的决定,我指的是「确认主管说的内容」是什么意思,如果你有做到这一点,主管也会觉得你非常的用心,这才是一个良性沟通的开始。

太多的人一是不带笔记、二是根本没在听;结果到最后就是出状况,主管认为下属没有听清楚、而下属认为主管没有说实话,这种事情在职场上屡见不鲜,但请检讨自己,而不是对方。这种问题如果不设法处理,很快的公司就会开始有状况,所以各位不论你是主管还是新鲜人,这一点要特别的注意及小心。

三、听不懂就要问,不要自以为懂,甚至是自己解读主管的意图:

延续上一个标题,为什么要验证?因为只有验证才能对公司产品品质做最后把关,产品行不行,不是由研发或生产单位说了算,这是一个很基本的道理。

因此对于主管所说的话,也是要问清楚,最可怕的还不是你听不懂,最可怕的是你「自以为懂」,结果不先问清楚,然后就用自己的逻辑来处理,这所产生的破坏及影响,严重的话是会把公司搞垮的。

所以我提醒小佳,一定要对主管说的话做笔记,且针对有疑问的地方要问清楚,这样子她才会了解主管的标淮以及她需要改进的地方在哪裡。

四、面对这类型的下属,主管要做的工作是什么?

当然这不是只有小佳的问题,很多主管都很「乡愿」,什么叫「乡愿」?基本就叫「一厢情愿」,这种主管通常喜欢做好人,不喜欢做坏人,正因为如此,所以说话经常是模稜两可,让人搞不清楚方向。

所以我也向总经理提醒,他是否在跟高阶主管开会的时候也会有类似小佳的这种状况?

结果我的诊断完全命中,他从基层开始工作的时候,也是历经了跟小佳一样的状况,他心中有很大的恐惧感,因此他选择不要正面回应任何的问题。(只是因为他的主管突然离职,所以他得到这个职位),因此我当下请这位主管开始改变他的沟通方式,这不外乎几点:

- 增加与下属开会的机会及时间

- 每次都要将会议记录备存及追踪

- 每隔三日就要确认所有专案的进度

- 针对表现不佳的下属要直接提醒且给予改善的期限

他一开始非常不习惯,不过两个月后,至少他与下属间的沟通有明显的顺畅许多,他也不再害怕打枪下属,因为说穿了,「打枪」与「回馈」是同一件事,只是看他用什么心态来看待这一件事情,而小佳也继续在这个单位服务,现在工作表现慢慢有起色。

结语:

面对不擅表达的主管,要分清楚回馈与打枪的差别,请不要害怕提出自己的疑虑,做主管的通常都会想要下属进步与成长,因此沟通是一个不可或缺的工具,做主管的也应就下属的不同性格,而给予明确回应,一个不擅长与下属沟通的主管,一定也是跟自己的上司难沟通,因此记得开会带笔记、开会后做确认......这样做就会让各位免除像此案例小佳与主管的状况,与各位分享!

 

资料来源/商周.com 

发表评论