提升效率的方法:一次只做一件事!

过去,「多工处理」曾被奉为圭臬。很多企业主都希望员工像有三头六臂般同时处理多项工作,许多上班族也习惯一下看电脑、一下讲手机、一下传讯息、一下跟隔壁同事讲几句话,一开始忙得不亦乐乎,最后却筋疲力尽,也没有真正完成什么重要工作。

根据最新的脑神经科学研究,同时间做很多事情,其实并非真的「同时」,脑袋只是在不同目标之间快速转换,长期下来不但耗费脑力,甚至会伤害大脑。注意力被迫在极短时间内跳来跳去,反而干扰了专注力,影响更大的是会引发焦虑情绪。事实上,「一次一事」才是最有效率且不会浪费时间的方法。

一次做好一件事

有位研究生来上我的正念课,有一週,他说他差点要跷课,因为那一週有十份报告要交,平均一天至少要完成一至两份,怎么样都觉得赶不完。

「我打开电脑看到一堆资料,觉得每个都很重要,每个都想碰一下,跳来跳去没多久就觉得很烦。然后我就去滑一下手机、看一下脸书……一、两个小时过去了,我还是没完成任何作业。」这个同学坦白地说。

大家一定觉得好笑,十件事都做不完了,他却选择做了「第十一件事」?其实很多人都会这样,因为想同时进行很多事情时,我们会感到焦虑不安,这时体内就会出现不舒服的感受,人自然想要趋乐避苦,想要转移注意力。很多人会以抽淤、酗酒,甚至咳药来规避暂时无法面对的烦恼,这是一种机制,也是一种人性。愈是焦虑,愈无法面对现实。

幸好没多久,这个研究生突然想起我上课时提过的「一次一事」。他灵机一动,打开电脑,在桌面建立了五个资料夹,每个资料夹放两份报告的相关资料,之后每一天只开启一个资料夹,专心写裡面的报告。

「很妙耶,当我一次只开一个资料夹,发现裡面才两份报告要做,就觉得好像没有那么烦躁,写报告时也比较专心。结果写著写著,竟然五天就把十份报告写完了,还多一天可以来上课!」他那天走进教室时,迫不及待地跟我分享一週来实践「一次一事」的真实体验。

一次只做一件事,看起来好像没效率,但这会让人专注。相较之下,一般以为有效率的「同时多工」,感觉似乎完成很多事,却不知花了多少时间在瞻前顾后的焦虑与紧张裡。

「一次一事」是修习正念后做出的调整。手上有很多事要做时,许多人可能会一件事还没做完又岔去做另一件,而且一直担心:「怎么办?怎么办?这么多事情做不完,怎么办?」时间和心思都花在担忧上,最后没有任何一件事做好。

你可以试著挑选其中一件事,专心去做,彷彿全世界只剩这一件事,其他的暂时不管;这件事做完之后,再做另一件。例如,现在是上午,正在进行一场会议,但下午有一场简报,以前的我可能会著急,一边开会,一边想著下午的简报,但运用正念,我就会放下下午的事,专心于眼前的会议内容。

在我心中,现在的会议就是最重要的,也是唯一的事。而开完会之后,我便立刻投入下午简报的淮备工作,不再担心刚才的会议开得好不好,专心一意又心无旁骛地只管投入淮备简报。

就这样,俐落又从容地专注于当下的每一件事,反而会在不知不觉中完成每件事,不但时间够用,每件事的品质也都提升了!

这样面对「突发状况」

心态上:这就是我该做的事

有一回我去台积电演讲,跟他们分享「一次一事」的观念,并提到前述研究生的例子。演讲结束后,一位主管与我分享了他的真实经验。

「每天一睁开眼睛,还没到公司,就会面对很多状况。一天下来,临时发生的事太多,不太可能一个一个来。临时状况不断涌入,我必须不断调整原定的优先顺序,不能只做行程表上的那些事。」那位台积电主管告诉我。

他讲的正是职场上的真实情况,不会像学生时代那么单纯。我相当认同,也能体会他的状况与做法,连我自己都是这样面对每日的突发状况。我们每天上班工作,固然对今天要处理哪些事会有一份预期心理,但现在的社会脉动与工作节奏毕竟跟过去五十年大不相同,如果一直抱持僵固的想法,老把意外事件当成别人在找麻烦或自叹倒楣,就会让自己陷入怨对的情绪中。

正念不是关在深山裡修行,而是时时刻刻都可以运用在日常生活中。像这种时候,如果试著把心态调整为:

「我今天来上班,就是要解决突发问题的。若不是我,还有谁能解决呢?」

「我每天到公司,都在面对我早上起床时没有想到的事,这是我的责任。」

这样去思考时,就不会太过抗拒难以掌握的变化。

有位企业老板告诉过我,他也是花了许多年才慢慢能够面对并接纳工作上不可预期的状况。「我改变心态,觉得这些就是老板该做的事。我是老板,就是要解决突发问题的!」

把「老板」改成「现代人」,这句话适用于我们每个人。或许你会说,你可以回到百年以前,归乡种田,过著离群索居、清心寡欲的生活。即使如此,农村生活要面临的是天有不测风云的考验,一场风灾可以把农民的心血全吞噬掉。即使在你以为最单纯的农业社会,「无常」给人的考验,是一样的。

差别不在无常的多寡,而是我们面对无常的心态。

实际上:重新排程,还是一次一事

那么,遇到突发事件究竟该怎么做?

首先,心态上还是先面对它、接受它、处理它、放下他。这四个原则真的很好用,因为很多问题都源自抗拒的情绪,一旦卸下抗拒心,事情其实就解决大半了。

回到那位台积电主管的例子。临时有突发事件时,他在情绪上愿意接纳之后,接著要做的,就是停下来花点时间重新排列优先顺序。重新排程本身就是他当下要做的「一件事」,他只须专注地排程,这就是当下正念。

实际上,重新排程不会花太多时间,或许五分钟就能理出头绪,这是充满觉察、意识专注的五分钟。而重新排程这件事做完之后,立即著手去做排程上的下一件事,然后以此类推,依然是一次一事。

利用工作中的短暂片刻稳定自己的心

现在你已经知道怎么做了,而实际运用时应该会发现,有时执行的困难来自情绪。在那个节骨眼,高涨的情绪往往才是时间杀手。

情绪不易被抚平,怎么办呢?传统的静心方法会叫你静坐半小时,但上班时也许很难腾出时间与空间这样做,况且你已经被变数钉得满头包了。建议你不妨利用上厕所或倒茶水的片刻让自己平缓下来,这只需要几分钟。

你去倒杯水,感受手拿杯子的重量,然后慢慢啜饮一口,用唇舌慢慢感觉嘴巴裡的水温,接著吞下,再去感觉你的身体,去感受内心的烦躁感,然后深呼吸一下,就可以回到座位上继续工作。别小看这些动作或短短的片刻,喝水、感受水温、感受身体、感受情绪,这依然是一次只做一件事。让自己回到正念,并觉察情绪。

还有另外一个更简单的方式。假如你坐在会议室裡,没办法去喝水、上厕所,就试试从头到脚的全身觉知吧:眨眼睛,感受上下眼皮的接触;再来到鼻子,深呼吸一、两次;接著抿一下嘴唇,感受上下唇的接触;然后,肩膀耸一下或放鬆一下;再来,感觉一下胸口或腹部的起伏;接著,感觉臀部与椅子接触的感受,然后顺势来到你的脚,感受脚底板与地面接触的感觉,是双脚都放在地板上或只有哪隻脚踏著?从眼睛、鼻孔、嘴唇、肩膀、胸口、臀部到脚底,全身觉知只需要一、两分钟就可以完成。

为何要这样做呢?因为你的念头本来一直往外飘忽不定,一会儿张三、一下子李四,心绪忙乱空转,现在你把念头抓回来聚焦在自己身体的觉知上,就会安在当下。身体觉知重複做几次都可以,直到你的心慢慢稳定下来为止。

活在当下,一次一事。吸口气,现在,又是个新的开始。

正念练习:一次一事,专注当下

‧平时就养成每日正念静坐等习惯,并尽量早睡早起,作息规律,工作时就比较容易有专注澄澈的心智。

‧正在工作时,别跳来跳去,一件一件来。

‧遇到比较庞杂的任务时,先拆解成几个较小的项目,然后同样按照顺序一个一个来。

‧大脑是需要充电的,可运用每做二十五分钟就休息五分钟的「番茄钟工作法」,专注工作一段时间后短暂休息一下再开始。休息时可正念呼吸,也可伸展身体,并记得补充水分。

‧遇到挑战或挫折时可能会开始觉得烦躁或沮丧,此时先稳住自己,别急著抱怨、滑手机或吃东西,而是可以:

1.观察呼吸。

2.起身走走,感受脚底。

3.喝杯水,感受喝水的过程。

4.进行从头到脚的身体觉知(如文内所述)。

5.体验情绪与感受,开放地允许。

6.回到当下,开始解决问题。

 

资料来源/今周刊

发表评论