别再「做白工」!

做白工是造成时间流逝的重大问题之一。一个工作做好几次,成果却没有比较好,最后会毁灭你的人生,造成情绪沮丧。你是否曾经写了一份重要文件或简报,电脑却当机了,导致你损失档案?那种感觉如何?是不是很想砸东西?

比做白工更糟糕的是当中带来的成本複利效应,例如机会成本持续增加或特定工作重複好几次。假设某个工作在一天裡重複占用一个小时,四十年后就是两千多个小时。这是你永远找不回的时间。再假设每小时的价值是五十英磅,你总共损失了十万四千英磅。

在商业与个人成长领域裡,最常被误解的陈腔滥调之一就是「做错没关系,不要再犯就好了。」人不会犯同样的错两次—他们会犯一百多次,直到结果很惨,才被迫改变。如果某人有情绪管理问题,不可能在生气之后立刻变成圣人。除非发生了很糟糕或很重要的事情,所以他必须改变。我的母亲吸淤长达四十年,从来没有打算戒淤。但当琴玛怀了我们第一个孩子巴比,之后母亲一夜之间就把淤戒了。因为她找到了重要的理由。

人之所以改变不了习惯,是因为这个习惯已经变成了其生活条件,也是他们的本质。戒除习惯的关键在于自知之明、接纳意见、理解与修正重複的浪费。

以下的情况则会造成重複浪费:

* 缺乏自知与意见回馈

如果你不知道什么东西被重複浪费了好几次,这种情况会永远维持下去。持续问自己、团队成员和客户:「我们应该开始做什么、不做什么,以及保持什么?」你很快就能解决重複浪费,并且非常开心。

* 缺乏系统化与集中化管理

遗失重要的电子邮件、花了很久时间寻找电脑裡的某个档案、需要的时候却找不到密码文件与随身碟、弄丢笔记本、重複做同样的工作、忘记续订,这份清单永远没完没了。

系统化与集中化管理是解决重複浪费的主要方法。集中化管理你的资料、帐号密码、档案和文件,全都放在云端硬碟裡,让所有行动装置都能存取,可以解决大多数的重複浪费。

科技迷因为云端硬碟的诞生而非常兴奋,因为它提高了效率,减少时间浪费和避免沮丧。

你可以立刻应用这些简易的系统方法,避免重複与浪费:

•有逻辑的替档案与电子邮件命名,便于搜寻与整理。
•为特定的工作,製作一张简易的查核表。
•把续约、续订与工作放入行事曆,并且设定提醒。
•在云端共享的所有设备裡,设定集中化管理的待办清单。
•分享行事曆、电子邮件与文件档案。
•採取自动化作业(例如安全网页的信用卡记录、自动登入安全网站等)
•集中单一管理—删除不必要的重複档案与文件。
•製作教学手册、影片或录音。
•把工作产品重新包装之后,用多媒体形式推出。

* 身边围绕错的人

如果你要求我亲自研究与分析,就好比要求猫咪发出狗叫声或让小孩听话。所以我要特别感谢桑尼普替本书付出的勤奋研究、资料挖掘和分析。我讨厌做那些事,也非常不擅长,但他热爱而且精通此道。

身为创业家,我一直认为团队成员要具备多工能力,才能发挥良好的槓杆效应。但实际上,他们几乎一直要做自己讨厌也没能力完成的事情,造成了相当大的痛苦,于是他们再也无法享受工作的乐趣,最后什么事情都做不好。你也很有可能早就把一个杰出的人才放在错误的位置,或者扮演错误的角色,让他变得平庸或差劲。

在徵才的时候,你必须明确说明角色功能、工作指示和正确的人选条件。你也必须知道自己想要什么样的人来扮演什么样的角色。这个做法可以减少前述的时间重複浪费,达到效率、槓杆与满足的最大化效果。

* 缺乏训练与纪律

为了避免在训练团队成员时产生重複浪费的问题,你必须顾及横向思考与槓杆原则,反覆提醒自己,直到习惯为止。很少人能够做到,但你必须做到。你的关键结果领域应该包含这个标淮,如果没有,赶紧列进去。完成了有效率且消除重複浪费问题的训练之后,你必须用纪律来改变旧有的习惯,养成有效率的新习惯。

就像学习使用触控板,一开始很难,而且十分不顺手,你的打字速度会变慢,感觉非常沉重。大多数的人只用两根手指头,但触控板的使用方式远远不止如此,所以你会非常想要用旧的方法,迅速做完眼前的工作。每天坚持纪律,进行一些练习,你就可以做到一分钟输入六十五个字。现在,你有一个新习惯,解决了原先的时间重複浪费,可以在往后的人生裡发挥槓杆效应。

训练团队成员学习如何消除重複浪费,也会让他们成长为决策者,不仅独立自主且受到鼓舞,拥有系统化的做事流程与方法,也不需要无时无刻请你提供答案。如果你没有建立正确的流程,而是使用了权力与地位来控制团队成员,始终还是会发生时间的重複浪费。

* 缺乏愿景、计画与组织

根据布莱恩‧崔西的说法,用十到十二分钟进行规画,可以节省一百到一百二十分钟的时间与能量浪费。这个道理一样适用于时间的重複浪费。

持续检验你的VVKIK架构,确保生活槓杆效益的最大化与时间浪费的最小化。就像开车上路前,先淮备好替代路线以迴避塞车与可能造成的不悦,愿景、计画和组织也能够节省时间,让你专注在工作、关键结果领域与创造收入工作。

组织化管理工作,避免工作紊乱带来的时间浪费。整理周遭环境,使你更容易独自专注。把所有东西都淮备在手边,让你能够保持在最佳状态,发挥时间的最大效用。

* 庸庸碌碌、埋头苦干

像无头苍蝇般衝来衝去,违反了重视愿景、规画与组织的工作方法。然而,我们会说服与欺骗自己,相信忙碌和辛苦才是正确的工作方法,但最后只会证明这种想法错得离谱。

匆忙永远只会带来失误,导致你必须好好重新再做一次。混乱状态则会让你找不到需要的东西。

不管多忙,一定要规画策略。很多人抱怨自己没时间规画策略,但管理大师布莱恩‧崔西相信,你只需要十到十二分钟,就能够完成策略规画。

 

资料来源/今周刊 

发表评论