偷看你寄出的信被开启了没!Gmail八大隐藏功能,你都知道吗?

Gmail是许多工作者熟悉的信箱服务,然而在使用上常常会遇到一些小麻烦,例如:信件还没完成就不小心按到送出、同样内容寄给不同收信人要不断複製贴上、想知道对方是否已经开信等等。其实这些问题都有Gmail的内建功能或是扩充工具可使用,现在就来看看Gmail 精选8个隐藏功能吧!

一、撤回信件

在编写草稿时,是否曾遇过信件没写好或是有错字没更改,结果不小心按到送出的窘境呢?Gmail有内建延迟发送的选项,点选主画面右上角的齿轮按键,点进去之后选择「设定」的选项,在「一般设定」的页面当中即可看到「取消传送」的功能,勾选起来后即完成设定。之后若要撤回信件,在Gmail通知信件传送成功的同时点选「复原」,信件就会移至草稿内不会寄出。不过要切记,一定要在设定的秒数内撤回,否则信件还是会寄出喔!

二、罐头讯息

有些固定文字与段落是每一封信都会出现的,例如问候语或感谢辞;不想每一遍都自己打的话,就需要设定罐头讯息了!点进Gmail的「设定」,到名为「研究室」的页面寻找「罐头回应」选项,并设为启用。

三、追踪信件是否已开启

寄信之后对方迟迟没有回覆,但又不确定对方是否已读,这时候你需要小工具帮忙!想知道信件送出之后是否有被开启,可使用这个叫做Hubspot的工具追踪,而且对方不会知道你在追踪是否已读!

四、暂停收件

如果一看到浏览器页面上Gmail新邮件的数字增加就有想要打开的衝动,建议可以在需要专心工作时使用Boomerang for Gmail这个扩充功能。反覆查阅信件其实很浪费时间,若能固定时间统一处理 Gmail,也能提升工作效率。使用扩充功能,设定一段时间让Gmail暂停收取新信件,需要收信时再开启即可。安装扩充功能的好处是,在翻找、查阅信箱裡面的资讯时,不会有新邮件造成干扰。

五、特定时间寄信

写好信件之后需在特定时间寄出,上面提到的Boomerang for Gmail也能协助完成!事先设定信件发送的时间,一个月最多可以免费排定10封信,或者也可以使用付费版享有无数量上限的信件排程。(详细付费方案请看这裡)

六、授权功能

如果本身很忙、或者是有团对合作需要,Gmail有个功能可以授权其他人处理Gmail信件。到设定当中寻找「帐号汇入」页面,选取「授权以下使用者存取我的帐号」,新增其他帐号并输入email,完成认证后就能让对方读取、删除、寄送email。

七、离线处理

有时候email裡面会有各种资讯,如行程、文件、联络方式等等,有需要时会直接搜寻;但为避免紧要关头网路不稳无法打开Gmail,你可以先下载Gmail离线版,就可以在离线状态下阅读、搜寻、归档邮件。

八、休假自动回覆

如果在休假期间不想或不方便收信,那一定要开启「休假回覆」功能。在设定当中的「一般设定」页面即可找到「休假回覆」,可自订内容。让这段时间来信的人知道何时会回到工作冈位并且回信。

这裡简单介绍几个Gmail隐藏功能,当然还有更多隐藏功能等待挖掘,善用这些功能,让信件管理的效率大大提升吧!

 

资料来源/数位时代

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